1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem z serwisu internetowego vectorcad.pl (dalej: „Serwis”).
Właścicielem Serwisu oraz administratorem danych osobowych jest Vector Software Sp. z o.o. z siedzibą przy Alejach Jerozolimskich 181A, 02-222 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: 0000222218, REGON: 015877208, NIP: 113-252-04-35, kapitał zakładowy: 100 000 zł (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: iodo@vectorsoftware.pl.
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz właściwymi przepisami krajowymi.
2. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko lub dane osoby kontaktowej,
- nazwę firmy lub instytucji, NIP oraz dane do faktury,
- adres e-mail i numer telefonu,
- adres siedziby, adres korespondencyjny lub adres dostawy,
- dane dotyczące zamówienia, wybranego produktu, licencji lub usługi,
- dane niezbędne do realizacji płatności – w zakresie udostępnianym Administratorowi przez operatora płatności lub bank,
- dane związane z kontem użytkownika – jeżeli funkcjonalność konta jest dostępna w Serwisie,
- treść korespondencji i informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika,
- dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w szczególności adres IP, data i czas żądania, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, urządzeniu oraz logach serwera.
Administrator nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO. Użytkownik nie powinien przekazywać takich danych, jeśli nie jest to niezbędne.
Jeżeli Administrator otrzyma dane osobowe nie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, lecz od podmiotu, w imieniu którego osoba ta działa, źródłem danych może być w szczególności jej pracodawca, zleceniodawca, kontrahent lub inny podmiot przekazujący dane w związku z zapytaniem, zamówieniem albo realizacją umowy.
W takim przypadku Administrator może przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, informacje o stanowisku lub funkcji oraz dane dotyczące sprawy, w związku z którą osoba została wskazana jako osoba kontaktowa lub użytkownik produktu albo usługi.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
1. Obsługa zapytań, kontaktu, formularzy ofertowych i wersji testowych
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.
2. Przyjmowanie i realizacja zamówień, zawarcie i wykonanie umowy
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy.
3. Prowadzenie konta użytkownika, jeżeli taka funkcjonalność jest dostępna
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy dotyczącej prowadzenia konta lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem.
4. Realizacja płatności, dostawy, wydania licencji lub zapewnienia dostępu do oprogramowania
art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie obowiązków prawnych także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Wystawianie i przechowywanie faktur oraz realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i archiwizacyjnych
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
6. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie i dochodzeniu swoich praw.
7. Marketing własnych produktów i usług
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, a gdy przepisy wymagają zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wykorzystywanie telefonu, poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji do przesyłania informacji handlowej odbywa się z uwzględnieniem wymogów Prawa komunikacji elektronicznej.
8. Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, prowadzenie statystyk technicznych
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na administrowaniu, zabezpieczaniu i rozwijaniu Serwisu. Jeżeli dana analiza wykorzystuje technologie wymagające zgody na urządzeniu użytkownika, uruchamiane są one dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.
4. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do obsługi zapytania, przygotowania oferty, założenia konta, złożenia i realizacji zamówienia, dokonania płatności, wystawienia faktury lub wykonania umowy. Brak podania danych wymaganych w danym procesie może uniemożliwić jego realizację.
5. Odbiorcy danych osobowych
Dane mogą być ujawniane podmiotom wspierającym Administratora w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów. Odbiorcami mogą być w szczególności:
- dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, systemów IT, CRM i utrzymania Serwisu,
- operatorzy płatności, banki i dostawcy usług finansowych – w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
- firmy kurierskie, przewoźnicy i operatorzy logistyczni – jeżeli zamówienie wymaga dostawy,
- producenci, dystrybutorzy lub licencjodawcy oprogramowania – jeżeli przekazanie danych jest niezbędne do wydania, aktywacji, rejestracji lub obsługi licencji,
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe i doradcze,
- dostawcy narzędzi analitycznych lub marketingowych – wyłącznie w zakresie wynikającym z konfiguracji Serwisu i udzielonych zgód,
- organy publiczne i inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.
Część podmiotów działa jako podmioty przetwarzające dane na polecenie Administratora, a część może działać jako odrębni administratorzy danych – zależnie od charakteru świadczonej usługi.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem z niektórych dostawców technologicznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne właściwe zabezpieczenia. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
7. Okres przechowywania danych
- dane związane z zapytaniem lub ofertą – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony roszczeń,
- dane związane z zamówieniem i umową – przez czas wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami lub okres przedawnienia roszczeń,
- dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany właściwymi przepisami,
- dane konta użytkownika – przez okres prowadzenia konta, a po jego usunięciu w zakresie niezbędnym do rozliczeń, obowiązków prawnych lub obrony roszczeń,
- dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do skutecznego wniesienia sprzeciwu albo ustania celu przetwarzania,
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania,
- informacje potwierdzające udzielenie lub cofnięcie zgody – przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem oraz obrony roszczeń,
- logi techniczne – przez okres uzasadniony celami bezpieczeństwa, administracyjnymi i diagnostycznymi.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W przypadkach przewidzianych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania i uzupełnienia danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Jeżeli dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, osoba może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym profilowania w zakresie związanym z marketingiem bezpośrednim.
W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem iodo@vectorsoftware.pl. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Osobie przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.
10. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Mogą one służyć do:
- zapewnienia podstawowego działania i bezpieczeństwa Serwisu,
- utrzymania sesji i zapamiętywania ustawień,
- prowadzenia statystyk i analityki,
- pomiaru skuteczności działań marketingowych i prezentowania treści reklamowych – jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Technologie niezbędne do transmisji komunikatu lub świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym przez prawo. Pozostałe technologie wymagające dostępu do informacji w urządzeniu użytkownika są uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej.
Użytkownik może udzielić, odmówić lub później zmienić swoje zgody za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego w Serwisie. Zmiana ustawień przeglądarki również może wpływać na obsługę cookies, lecz może ograniczyć niektóre funkcje Serwisu.
11. Narzędzia zewnętrzne
Serwis może korzystać z narzędzi zewnętrznych wspierających funkcjonowanie, bezpieczeństwo, analitykę, płatności, prezentację treści lub działania marketingowe. Zakres używanych narzędzi może zmieniać się wraz z rozwojem Serwisu. Aktualne informacje o narzędziach wykorzystujących cookies lub podobne technologie, ich dostawcach, celach oraz kategoriach zgód są prezentowane w mechanizmie zarządzania zgodami cookies, jeżeli dane narzędzie wymaga takiej zgody.
12. Logi serwera
Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem żądań do serwera. W logach mogą być zapisywane m.in. adres IP, data i czas żądania, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, adres odwiedzanej podstrony, źródło wejścia oraz informacje o błędach. Dane te są wykorzystywane do celów administracyjnych, technicznych, diagnostycznych, statystycznych i związanych z bezpieczeństwem.
13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Środki są dobierane z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.
14. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator może aktualizować Politykę Prywatności w szczególności w razie zmian przepisów prawa, technologii, funkcjonalności Serwisu, zakresu usług lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie.